「データを活かしたい」と思ってBIツールの資料を取り寄せたものの、結局そのままになっている——不動産会社でよく聞く話です。とはいえ原因はツールではなく、たいていは見るべき数字が決まっていないことにあります。反響を何件と数えるか、来店は予約ベースか実来店か。ここが揃っていないと、どんなツールを入れても数字は合いません。本記事では、ツールを契約する前に、手元のCSVをAIに読ませて月次の集計と気づきを出す手順を紹介します。専用ツールは不要、ChatGPT・Claudeに配布プロンプトを貼るだけ。そのうえで、ダッシュボード化を検討してよいタイミングの判断基準まで整理します。
BIツールを入れる予算や担当者がいない、中小の不動産会社向けです。AIが出すのは集計と仮説で、数字の検算と、社内で共有する内容の判断は人が行ってください。顧客・オーナーの氏名や連絡先など、個人が特定できる情報は入力しない前提で設計しています。
データ分析でAIが得意なのは、決められた定義どおりに数えて、表と文章にするところです。逆に「何を数えるか」を決めるのは人の仕事。ここを飛ばしてツールだけ導入しても、使われないダッシュボードが1枚増えるだけになります。まずは手元のCSVで、月次の通過率を1回出してみるところから始めてみてください。
月次の集計と、会議資料への要約の2本立て。ChatGPT・Claude にそのまま貼れます。
BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは、社内に散らばっているデータを集めて、グラフや表のダッシュボードとして自動で見せてくれるソフトのことです。不動産会社でいえば、反響・来店・申込・成約の件数や媒体別の内訳を、毎月手作業で集計しなくても画面で確認できるようにするもの。ただし、集めるデータと、数え方のルールは自社で用意する必要があります。ここが本記事の主題です。
ツールの検討から入ると、たいてい次の3つで止まります。どれもツールの機能では解決しません。
| 止まる理由 | 実際に起きていること |
|---|---|
| 見るべき数字が決まっていない | 「売上」以外に何を見ればいいか決まっておらず、グラフを作っても打ち手につながらない |
| 言葉の定義が揃っていない | 反響を「問い合わせ件数」と数える人と「来店予約数」と数える人がいて、集計が合わない |
| データを入れ続ける運用がない | 最初の月だけ入力され、翌月から更新が止まる。数か月で誰も開かなくなる |
逆に言えば、この3つが片づけば、ツールがなくても数字は読めます。そして片づいたあとにツールを入れれば、今度こそ使われます。順番の問題です。
BIツールを契約する前に、この順番で試してみてください。①数え方の定義を決める → ②見る数字を5つに絞る → ③最低限の列をそろえる → ④手元のCSVをAIに読ませる。ここまでで、月次の通過率が1枚の表になります。
集計の前に、社内で数え方を揃えます。ここを曖昧にしたままAIに渡すと、それらしい表は出てくるのに、誰も信じられない数字ができあがります。
| 売買仲介の場合の段階 | 数え方で迷いやすいところ |
|---|---|
| ① 査定依頼・反響 | 一括査定サイト経由と自社サイト経由を分けるか。同一物件の重複依頼をどう扱うか |
| ② 訪問査定 | 机上査定のみで終わったものを含めるか |
| ③ 媒介契約 | 専属専任・専任・一般を分けて数えるか。契約日ベースか |
| ④ 内見（購入検討者） | 売主側・買主側のどちらの動きとして計上するか |
| ⑤ 申込・契約 | 売買契約日ベースか、決済・引渡日ベースか |
賃貸と売買では、そもそも数える段階が違います。 両方を扱っている会社は、1つの表に混ぜず、部門ごとに別の集計表として出すほうが読めます。配布プロンプトの【社内の定義】欄に、どちらのファネルかを書いてから渡してください。
「申込＝申込書の受領時点」でも「審査通過時点」でも構いません。社内で1つに決めて、毎月同じ数え方を続けること。定義を変えるときは、過去分も同じ定義で数え直せるかを先に確認してください。
最初から10も20も追う必要はありません。次の5つが毎月出るようになれば、打ち手の議論ができます。
| 見る数字 | 分かること・使い道 |
|---|---|
| ① 段階別の件数（反響→来店→申込→成約） | どこで落ちているかが分かる。件数より通過率で見る |
| ② 段階ごとの通過率 | 前月比で動きを見る。落ちた段階に打ち手を集中させる |
| ③ 媒体別の件数と通過率 | 「反響は多いが成約に遠い媒体」が見える。件数だけで媒体を評価しない |
| ④ 反響から初回対応までの日数 | 対応速度は自社でコントロールできる数少ない変数 |
| ⑤ 反響から成約までの日数 | 月をまたぐ案件の扱いを決める材料。資金繰りの見通しにも効く |
業界平均の通過率をうたう数字は、定義も母数もバラバラです。比べるのは自社の先月・前年同月に限定してください。自社の数字を並べるほうが、打ち手の判断には確実に役立ちます。
「うちはデータが揃っていないから」と止まる必要はありません。次の5列があれば、通過率も日数も出せます。顧客管理システムがなくても、表計算ファイルで十分です。
| 最低限そろえたい列 | 入れ方のコツ |
|---|---|
| 受付日 | 日付形式で統一（2026/8/1）。「8月上旬」などの文字は集計できない |
| 媒体 | 自由入力にしない。決めた選択肢から選ぶ（表記ゆれが集計を壊す最大の原因） |
| 来店日／申込日／成約日 | ステータス列を上書きせず、段階ごとに日付の列を持つ。これだけで通過率と日数が両方出せる |
| 担当コード | 氏名ではなく A・B などの記号 |
| 金額 | 「万円」などの単位を混ぜず、数値だけ |
多くの管理表は、ステータス列を「反響→来店→申込」と上書きしていきます。これだと途中の段階がいつだったか残らず、通過率も日数も出せません。列を3つに分けるだけで、あとから何度でも集計できるようになります。
氏名・電話番号・メールアドレス・住所の列は削除します。担当者名も記号（A・Bなど）に置き換えておくと、入力する情報を減らせます。
この章の冒頭で決めた定義と、列名が何を指すかをプロンプトに書きます。ここを渡すかどうかで、集計の精度がまったく変わります。
通過率は「分子・分母」も出させます。数字だけ出されると検算できません。
元データの行数と、集計表の合計が一致するか確認します。1件でもズレたら、集計条件かデータの不備を疑ってください。
AIが出す原因の説明は、あくまで仮説です。配布プロンプトでも断定させない指示を入れていますが、社内共有のときは「仮説」と明示してください。AIが数字や理由をもっともらしく作ってしまう性質は 不動産AIのハルシネーション対策 で詳しく扱っています。
毎月同じ集計をするなら、AIに関数や手順を作らせて表計算側に持たせるほうが速くなります。関数の作り方は Excelの計算・関数をAIで自動化 にまとめています。
月次の集計と気づき出しに使うプロンプトと、その結果を会議用の1枚にまとめるプロンプトの2本立てです。
# 不動産会社の月次データ分析 AIプロンプト # ── BIツールを入れる前に、手元のCSVをAIに読ませて月次の集計と気づきを出すためのプロンプトです。 # 使い方：個人が特定できる列（氏名・電話番号・メールアドレス・住所）を削除してから、CSVと一緒に貼り付けてください。 あなたは不動産会社の数字を整理するアナリストです。 添付（または貼り付け）したデータをもとに、月次の集計表と、そこから読み取れることを出してください。 必ず守ること： - データにない数字を推測で補わないでください。足りない場合は「【データ不足】」と書いてください。 - 原因は断定せず、「仮説」として複数挙げてください。 - 集計した場合は、件数と計算の過程（分子・分母）も併記してください。 ■ 集計してほしいもの 1. 月別の件数（反響 → 来店・内見 → 申込 → 成約）と、各段階の通過率 2. 媒体別の件数と通過率 3. 担当者別の件数（※担当者は記号で表記。氏名は出さない） 4. 前月比と、前年同月比（データがある場合のみ） 5. 反響から初回対応までの平均日数、反響から成約までの平均日数 …（以下、出力形式〈集計表／読み取れること／検証したい仮説／数字が不自然な箇所〉、 対象期間・データの説明・社内の定義の記入欄、会議資料用のプロンプト②がつづきます）
テキストファイル（.txt）。ChatGPT・Claude どちらでも使えます。
実在しない会社の架空データを想定したサンプルです。数字そのものに意味はありません。「このくらいの粒度で返ってくる」という見当をつけるために載せています。
| 段階（2026年8月・架空） | 件数／通過率 |
|---|---|
| 反響 | 128件 |
| 来店・内見 | 41件（反響比 32.0% ＝ 41/128） |
| 申込 | 12件（来店比 29.3% ＝ 12/41） |
| 成約 | 8件（申込比 66.7% ＝ 8/12） |
ポイントは3つ目です。最初の集計で「記録されていない項目」が名指しで出てくる——これが、初月のいちばんの収穫になります。
実際にやってみると、つまずくのはだいたい2か所です。集計の数字が合わないときと、どこまでのデータを渡してよいか。この2つを先に押さえておけば、出てきた表をそのまま会議に持っていけます。
合計が合わないとき、たいていはAIの計算ミスではなくデータ側の事情です。不動産でよく出るものを挙げます。
| よくあるズレの原因 | 対処 |
|---|---|
| 期ズレ：反響は先月、成約は今月 | 同じ月の「反響」と「成約」を分母分子にすると通過率が歪む。成約は「その反響がいつか」で紐づけて数えるか、期間を広げて追う |
| キャンセル・審査落ち・解約 | 申込の取り下げ、審査落ち、契約後のキャンセルを差し引くかどうかを先に決める |
| 同一顧客の複数反響 | 同じ人が3物件に問い合わせたら3件か1件か。媒体別に見るなら件数、通過率を見るなら人数が向く |
| 共同仲介・両手 | 1つの取引を2件と数えていないか。売上と件数で数え方が違っていないか |
| ステータスの上書き | 途中の段階が残らず通過率が出せない。段階ごとに日付の列を持つ（2章「最小限そろえたい列」） |
| 空欄と0の混同 | 未入力の空欄を0として集計すると平均日数が短く出る。AIにも「空欄は集計から除外」と明示する |
| 渡さない | 理由・代わりの扱い |
|---|---|
| 顧客の氏名・電話番号・メールアドレス・住所 | 個人情報。集計には不要なので、列ごと削除する |
| オーナー名・物件の地番や部屋番号 | 物件と個人が結びつく可能性のある情報。物件は記号に置き換える |
| 担当者の氏名 | 評価につながる情報。担当コードで十分 |
| 指定流通機構やポータルサイトから取得した情報 | 各システムの規程・利用規約の範囲を確認してから扱う |
個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用にあたっての注意喚起を公表しています（2023年6月）。集計に個人名は要りません。そもそも渡さないのがいちばん簡単な対策です。入力してよい範囲を社内で決めるなら 不動産会社のAI利用ルールの作り方 もあわせてどうぞ。
表計算・生成AI・BIツールは、どれか1つを選ぶものではありません。自社がいまどの段階にいるかで、向いている道具が変わります。それぞれの得意と限界を整理しておきます。
| やり方 | 向いている場面と限界 |
|---|---|
| 表計算（Excelなど） | 毎月同じ集計を確実に回す。数式を組めば再現性が高い。反面、関数づくりと更新の手作業が要る |
| 生成AI＋CSV | 定義が固まっていない最初の3か月向き。集計に加えて「気づき」と「データの不備」が出る。反面、毎回の検算が必須で、自動更新はされない |
| BIツール | 定義が固まり、見る人が複数になってから。自動更新と共有に強い。反面、データの入り口（入力の運用）を整えないと機能しない |
BIツールやダッシュボードが効くのは、見る数字と定義が固まったあとです。次の4つが揃ってきたら、検討の価値があります。
ここに挙げた「3か月」「3人」「2時間」は、公的な基準ではなく、中小規模の運用を想定して置いた目安です。社内の人数や取扱件数によって変わります。大事なのは数字そのものより、「定義が固まって、毎月同じ集計が続いている」状態になってから検討するという順番のほうです。
定義が決まっていない、入力が続かない、見るのが社長ひとり——この状態でツールを入れると、費用だけ増えて使われないという結末になりがちです。まずは手元のCSVとAIで3か月回してから判断しても、遅くはありません。
A. 始められます。むしろ最初の集計で「データの不備」が見つかること自体が成果です。配布プロンプトは、足りない項目を「【データ不足】」として明示するよう指示しています。そこが翌月から記録すべき項目になります。
A. 計算過程を出させたうえで、合計件数を元データと突き合わせてください。AIは記録にない数字を補ってしまうことがあります。検算して一致すれば集計は使えますが、原因の説明は仮説として扱ってください。
A. 手元の管理表（表計算ファイル）でも同じ手順で進められます。列名と定義さえ揃っていれば、ファイルの出どころは問いません。まずは反響・来店・申込・成約の4段階と日付だけでも十分始められます。
A. 定義が固まっていない段階なら、AI＋手元のCSVからです。最初の集計で「何が記録されていないか」が分かるためです。定義が固まって毎月の集計が3か月ほど続いたら、表計算の数式かBIツールに載せ替えると手離れがよくなります。
A. 月次の集計自体は、無料で使える範囲の生成AIでも始められます。ただしCSVファイルの添付や表計算処理ができる範囲は、サービスや契約プランによって異なります。ファイルを添付できない場合は、データを表の形でチャット欄に貼り付ける方法でも進められます。
A. 一度に渡せる量はサービスやモデルによって変わるため、一律の上限は示せません。実務上は、行数が多いときは月ごとや部門ごとに分けて渡し、最後に集計結果だけを合算するほうが、抜け漏れを見つけやすくなります。
A. 比較は自社の先月・前年同月に限定することをおすすめします。公表されている平均値は、集計の定義や母数が自社と異なることが多く、数字が独り歩きしやすいためです。
まずは先月分のデータで1回だけ集計してみてください。きれいな数字が出なくても構いません。どこが数えられていないかが分かれば、それが今月から記録する項目になります。
数字をもとに、次の一手を決めたい方へ 自社のAI活用レベルと、次に手をつける業務を5分で整理できます。
藤田 遼（株式会社WIG 代表／宅地建物取引士）
不動産業界での実務経験をもとに、現場でそのまま使える生成AIの活用法を研究・発信。「今日からコピペで使える」を合言葉に、不動産特化のAIノウハウを届けています。