不動産の議事録AI｜3種類の使い分けと任せてよい範囲

不動産の議事録をAIで作るなら、手順より先に「どの議事録か」を分けてください。管理組合の総会議事録と営業会議のメモでは、求められる正確さも作成の責任も別のものになるためです。この記事では、議事録の3分類、録音から仕上げまでの工程の切り分け、商談・内見・理事会それぞれの指示文、出力を確認する型を解説します。任せる範囲が決まれば、迷いなく時短できます。

打合せのメモ起こしに時間が取られている。一方で議事録には、後から証拠として使われるものと、社内で回覧するだけのものが混在していて、どこまでAIに任せてよいのか判断がつかない——。録音アプリを試した段階で止まっている方も多いはずです。この記事は、不動産会社で議事録を作る立場の方に向けて、手順より先に「どの議事録か」を分けるという判断軸から解説します。任せる範囲が決まれば、迷いなく時短できます。

この記事で分かること

・不動産の議事録の3分類（法定の議事録／法定書面の代替にならない記録／社内・商談の記録）と、それぞれAIに任せてよい範囲
・録音・文字起こし・構成・確認の4工程のうち、AIに任せるのはどこか
・商談・内見・オーナー打合せを「次の一手」まで残す場面別プロンプト
・管理組合の理事会・総会議事録の「経過の要領」の書き方と、越えられない線（議長の作成義務・署名）

1. 不動産の議事録は3種類あり、AIに任せてよい範囲が違う

不動産会社が作る議事録は、法的な位置づけで3つに分かれます。分け方を先に決めておくと、AIをどこまで使ってよいかで迷わなくなります。同じ「議事録」という言葉でも、作成の義務も、間違えたときの影響も別物だからです。

1-1. 法律で作成が義務づけられた議事録　1つ目は、法律や管理規約で作成が義務づけられた議事録です。マンション管理業務で扱う総会・理事会の議事録が該当します。区分所有法第42条は、集会の議事について議長が議事録を作成しなければならないと定めています。作成の形式は書面または電磁的記録で、記載すべき内容は「議事の経過の要領及びその結果」です。書面の場合は議長と出席した区分所有者2人が署名し、電磁的記録の場合は法務省令で定める署名に代わる措置を執る必要があります。作成を怠った場合や記載すべき事項を記載しなかった場合には過料の定めもあります（区分所有法第71条）。この区分では、AIの役割を「案の作成」までに限定してください。完成した議事録として扱えるのは、議長の確認と署名を経たものだけです（参考：e-Gov法令検索「建物の区分所有等に関する法律」）。

1-2. 法定の書面の代わりにならない記録　2つ目は、記録として残す価値はあるものの、法定の書面の代わりにはならないものです。重要事項の説明や契約の場での記録が当てはまります。宅地建物取引業法は、重要事項の説明を宅地建物取引士に行わせること、そして記名した書面を交付することを宅地建物取引業者に義務づけています。AIが作った説明の記録は、この書面の代わりになりません。説明の場を録音して要約を残す運用は、あくまで社内の補助資料と位置づけてください。どの項目をどう説明したかが残っていれば後日の照会に事実で答えられますが、記録があること自体を法定手続きを満たした証拠として扱わないよう注意しましょう。

1-3. 社内・商談の記録　3つ目は、社内会議や商談の記録です。法律上の作成義務はなく、AIに任せる範囲を最も広く取れます。営業会議の決定事項、初回ヒアリングの内容、内見同行での質疑、オーナーとの打合せなどが含まれます。時短の効果が大きいのはこの領域です。まずはここから始めるのが、無理のない進め方といえるでしょう。

議事録の種類	AIに任せてよい範囲
法定の議事録（総会・理事会）	案の作成まで。完成は議長の確認と署名を経てから
法定書面の代替にならない記録（重説・契約の場）	要約まで。法定手続きの証拠としては扱わない
社内・商談の記録	下書きから整形まで任せられる

自社で作っている議事録がどれに当たるかを、名前を挙げて一覧にしておきましょう。

2. 録音から議事録までを4工程に分けて任せ方を決める

議事録づくりは、録音・文字起こし・構成・確認の4工程に分かれます。この4工程は、1章で挙げた3種類のどれにも共通します。違いが出るのは最後の確認工程だけで、前の3工程は法定の議事録でも同じように進められます。全部を一気に自動化しようとするから、精度と責任の話が混ざって進まなくなります。

2-1. AIが担うのは4工程のうち2つ　AIが実際に力を発揮するのは、文字起こしと構成の2工程です。録音は機材と段取りの問題であり、確認は人の判断が必要な領域として残ります。

• 録音：担当者が事前の了承を取り、機材と保存先を決めて実行する（人）
• 文字起こし：音声認識で自動化する。誤変換の修正は後工程でまとめて行う（AI）
• 構成：生成AIに文字起こしを渡し、決められた形式に整える（AI）
• 確認：事実関係と表現を人が確かめ、必要な署名や共有を行う（人）

重さが変わるのは確認の工程です。社内の記録であれば作成者本人の見直しで足ります。総会や理事会の議事録は、議長の確認と署名を経てはじめて完成します。重要事項の説明に関する記録は、宅地建物取引士が内容を確かめる形にしてください。前の3工程を同じ手順で回しても、最後の重みづけだけを変えれば3種類すべてに対応できます。

2-2. 録音はお客さまへ伝えてから始める

お客さまとの打合せを録音するときは、始める前に「内容を正確に残すために録音させていただいてもよろしいでしょうか」とひと言添えてください。記録が残ることを双方が理解した状態になり、後日の認識の食い違いを減らせます。理事会や総会でも同様で、録音する旨を冒頭で案内し、その事実を議事録の冒頭にも残しておきましょう。なお、録音した音声や文字起こしには氏名・連絡先・資金の状況などが含まれます。どの情報をAIに入力してよいかは会社としての線引きが必要です（入力可否の決め方は「不動産会社のAI利用ルールの作り方」で詳しく扱っています）。

2-3. 専門用語は用語リストを一緒に渡す　不動産の打合せでは、文字起こしが崩れやすい用語が繰り返し出てきます。容積率、建ぺい率、セットバック、抵当権、原状回復、修繕積立金といった語です。誤変換のまま要約に進むと、意味のずれた議事録ができあがります。対策は、文字起こしの結果を生成AIに渡すときに、正しい表記の一覧を添えることです。ツールの辞書登録機能に頼らない方法のため、どの文字起こし手段でも同じように使えます。指示文には「以下の用語リストを参照し、文字起こしの誤変換を修正したうえで整理してください」と書き、自社でよく使う用語を10語ほど並べます。物件名や地名も入れておくと精度が上がります。

3. 商談と内見の記録は「次の一手」まで書かせる

商談や内見の記録では、会話の要約で止めないでください。次に何をするかまで書かせると、議事録がそのまま行動の起点になります。読み返すだけの記録は、結局読み返されません。

3-1. 初回ヒアリングは条件と温度感を分けて残す　初回ヒアリングでは、条件と温度感を分けて記録します。条件は物件の絞り込みに使い、温度感は追客の判断に使うためです。1つの塊にまとめると、どちらの用途にも中途半端な記録になります。

あなたは不動産仲介の営業アシスタントです。以下の文字起こしをもとに、初回ヒアリングの記録を作成してください。

【用語リスト】（自社でよく使う用語と物件名・地名を10語ほど記載）
【文字起こし】（ここに貼り付け）

【出力形式】
1. 確定した希望条件（エリア・種別・間取り・予算・入居または引渡し時期）
2. 優先順位（お客さまが譲れないと述べた順に3点まで）
3. 迷いや懸念として述べられた内容
4. 判断に関わる人（同居家族・親族など、会話に出た範囲で）
5. 次回までに当社が行うこと（内容と期限）
6. 次回に確認したいこと

【条件】
・会話に出ていない条件は補わず、「未確認」と記載する
・予算や時期は、断定と幅のある表現を区別して書く
・お客さまの発言と担当者の解釈を混ぜず、解釈は「担当者所見」として最後にまとめる
・氏名は「お客さまA」の形に置き換える

もう一歩良くなるコツ

「未確認」を書かせる：聞けなかった項目が可視化され、次回の質問リストになります。／断定と幅を分けさせる：「5,000万円まで」と「5,000万円くらい」では提案の設計が変わります。出てきた記録は、そのまま次回の準備メモとして使えます。

3-2. 内見同行の記録には説明した内容を残す　内見同行では、お客さまの反応だけでなく、担当者が説明した内容を残してください。後日の「説明した・聞いていない」を防ぐ材料になるのは、説明した側の記録だからです。残す項目は3つに絞ると運用しやすくなります。物件の状態について説明した事実、質問に対して回答した内容、その場で回答を保留した事項です。保留した事項は特に重要で、回答期限まで書いておくと対応漏れが防げます。指示文には「担当者が説明した内容」と「お客さまの反応」を別の項目として出力させる指定を入れましょう。なお、告知が必要な事実の判断そのものをAIに委ねる運用は避けてください。この構造は重要事項の説明や契約の場の記録にも使えますが、1-2で触れたとおり、できあがった記録は宅地建物取引士が記名した書面の代わりにはなりません。

3-3. オーナー・売主との打合せは宿題と期限を残す　オーナーや売主との打合せでは、宿題と期限の記録が要になります。修繕の可否、募集条件の変更、価格の見直しなど、判断に時間がかかる論点が多いためです。

以下の文字起こしをもとに、オーナー様との打合せ記録を作成してください。

【文字起こし】（ここに貼り付け）

【出力形式】
1. 打合せの概要（日時・出席者・議題）を3行以内で
2. 合意した事項
3. 継続して検討する事項と、次に判断する時期
4. 宿題事項の一覧表（内容／担当／期限の3列）
5. オーナー様から出た要望のうち、社内での確認が必要なもの

【穴埋めテンプレ】日時：〇年〇月〇日〇時〜〇時／出席者：オーナー様、当社担当〇名／物件：〇〇（記号に置き換え可）

【条件】
・合意した事項と検討中の事項を必ず分け、どちらか判断できない内容は検討中に入れる
・期限が会話に出ていない場合は「期限未定」と書き、推測で日付を入れない
・金額や工期は、会話に出た数値をそのまま記載し、概算と確定を区別する
・表の下に、次回の打合せまでに当社が準備するものを3点以内で挙げる

もう一歩良くなるコツ

合意と検討中を分けさせる：曖昧なまま合意側に入ると、後の交渉が難しくなります。／期限未定を書かせる：空欄より目立ち、次回の議題に上がりやすくなります。作成した記録は、その日のうちにオーナーへ共有すると認識のずれが残りません。

4. 管理組合の議事録は「経過の要領」の書き方で決まる

管理組合の議事録では、出力形式の指定がすべてを決めます。生成AIが標準で返す要約と、議事録に求められる書き方が違うためです。ここを押さえないまま使うと、手直しに時間がかかり、かえって遅くなります。

4-1. 全体の要約では議事録として使えない　議事録に記載するのは、議事の経過の要領とその結果です。会議全体を平らに要約する形では、この要件を満たせません。平らな要約では、反対意見や条件付きの賛成が消えて全員が同意したように読める、議案ごとの区切りがなくなりどの結論がどの議案に対応するのか分からなくなる、決議の方法と結果が本文に埋もれる、という3つの問題が起きます。避けるには、議案を単位として出力させます。「議案ごとに、提案内容・主な意見・結論・決議の結果を並べる」と指定するだけで、形は整います。要領とは短さのことではなく、経過をたどれる状態を保ったまま簡潔にすることだと考えてください。

4-2. 議長の作成義務と署名は動かせない　議事録の作成義務を負うのは議長です。区分所有法第42条は、集会の議事について議長が書面または電磁的記録により議事録を作成しなければならないと定めています。書面の場合は議長と出席した区分所有者2人の署名が必要になります。理事会の議事録についても、国土交通省のマンション標準管理規約が総会議事録の規定を準用する形を示しています。実務では管理会社の担当者が原案を作り、理事長を含む役員が確認・修正して仕上げる進め方が一般的で、AIが入るのはこの原案づくりの部分です。なお、改正区分所有法は2026年4月1日に施行され、国土交通省はこれに合わせて標準管理規約を改正しました。総会の開催手続きや決議要件が改正の対象に含まれています。担当する組合の管理規約が改正に対応しているかは、議事録の様式を整える前に確認しておきましょう（※2026年9月時点の情報です。参考：国土交通省「マンション標準管理規約」）。

4-3. 議事録案を作らせるときの指示文　原案づくりでは、議案の一覧を先に渡してください。文字起こしだけを渡すと、雑談と議案の区別がつかず、構成が崩れます。

あなたはマンション管理会社の担当者です。以下の情報をもとに、理事会議事録の原案を作成してください。完成版ではなく、議長の確認を受けるための案として作成します。

【会議情報】管理組合名（記号可）／開催日時／開催場所／出席者の役職と人数／欠席者／議長
【議案一覧】（当日の次第をそのまま貼り付け）
【文字起こし】（ここに貼り付け）

【出力形式】
1. 開催概要（日時・場所・出席者・議長・議事録署名人）
2. 議案ごとに「提案内容／主な意見／結論／決議の結果」の4項目
3. 報告事項
4. 次回開催予定
5. 確認が必要な箇所の一覧（本文とは別に最後にまとめる）

【条件】
・議案の順序は渡した次第のとおりにし、統合や省略をしない
・反対意見や条件付きの賛成があった場合は、必ず「主な意見」に残す
・発言者名は原則として記載せず、役職での記載が必要な場合のみ役職で書く
・金額・戸数・期日は文字起こしにある数値のみ使い、推測で補わない
・聞き取れない箇所や判断できない箇所は【要確認】と書き、理由を1行添える
・法令や管理規約の解釈は書かない

もう一歩良くなるコツ

次第を先に渡す：議案の抜けと順序の入れ替わりが起きなくなります。／【要確認】を最後に一覧化させる：議長に確認する項目がそのまま質問リストになります。原案が出たら、署名や保管の手順は自社の規定に沿って進めてください。

5. 議事録の質は3つの確認で保てる

AIが作った議事録は、公開や共有の前に3点だけ確認してください。この3点は、社内の商談記録でも法定の議事録でも共通して効きます。法定の議事録の場合は、この確認を終えたうえで議長の確認と署名へ進める流れになります。全文を読み返す運用は続かないため、見る場所を決めておくほうが確実です。

5-1. 事実と評価を分けて書かせる　1つ目の観点は、事実と評価が混ざっていないかです。生成AIは文章を自然に整える働きをするため、発言の要約に評価の色が付くことがあります。たとえば「価格については前向きな反応だった」という一文は、事実の記録ではありません。実際の発言が「その金額なら検討します」であれば、そのまま条件付きの発言として残すべきです。指示文の段階で「担当者の解釈は本文に混ぜず、末尾に所見としてまとめる」と書いておけば、この混在は防げます。

5-2. 決まっていないことを決まったように書かせない　2つ目の観点は、未決の事項が決定として書かれていないかです。議事録で最も影響が大きい誤りにあたります。会議では「では、その方向で」といった曖昧な締め方がよく起こり、AIはこれを決定事項として整えてしまう場合があります。防ぐには、出力形式で「決定事項」「継続検討」「保留」の3区分を必ず設け、どれか判断できない内容は継続検討に入れるよう指定してください。

以下の議事録案を確認し、修正が必要な箇所を洗い出してください。

【議事録案】（作成した案を貼り付け）
【文字起こし】（元の文字起こしを貼り付け）

【出力形式】「該当箇所／案の記述／問題点／修正案」の4列の表

【条件】
・文字起こしに根拠がない記述を最優先で挙げる
・決定として書かれているものが、実際は継続検討や保留に当たらないかを確認する
・事実の記録に評価や感想が混ざっている箇所を指摘する
・数値・日付・氏名の表記が文字起こしと一致しているかを確認する
・問題がない場合は「修正の必要なし」とだけ返す

もう一歩良くなるコツ

文字起こしも一緒に渡す：案だけでは、抜けや作り足しを見つけられません。／修正案まで書かせる：指摘だけだと、直す手間が結局残ります。指摘が出た箇所は、記憶ではなく録音で確かめてから直しましょう。

5-3. 保管と共有の方法まで決めて運用にする　3つ目の観点は、できあがった議事録の置き場所です。作成が速くなっても、保管先が担当者ごとに違えば探す時間が増えます。決めておく項目は、保存する場所とファイル名の付け方、閲覧できる範囲、そして元の音声と文字起こしをいつまで残すか、の3つです。音声には個人情報が含まれるため、保存期間を決めないまま放置する状態は避けてください。管理組合の議事録については、保管と閲覧の取り扱いが法令と管理規約で定められています。組合ごとに規約の内容が異なるため、担当する組合の定めを確認したうえで運用を組み立てましょう。社内の商談記録とは、置き場所も権限も分けておくほうが安全です。

6. よくある質問（Q&A）

Q. 録音した音声そのものを、議事録の代わりに保存しておけば足りますか？

A. 議事録の代わりにはなりません。区分所有法は議事録の作成方法を書面または電磁的記録に限定しており、録音をそのまま残す形は想定されていません。社内の商談記録についても、音声のまま保存すると必要な情報を探すのに時間がかかります。音声は原本として一定期間保管し、議事録は文書として別に作成してください。

Q. 話者の識別がうまくいかない場合、どうすればよいですか？

A. 議事録の用途によって対応を変えてください。管理組合の議事録は発言者名を書かない形が一般的なため、識別の精度は大きな問題になりません。商談記録では、録音の冒頭で出席者が順番に名乗る運用にすると精度が上がります。難しい場合は、担当者が後から役職や立場だけを補う方法でも実務は回ります。

Q. Web会議と対面が混ざる会議では、記録の取り方をどう変えればよいですか？

A. 音声の取得経路を1つにまとめる形が扱いやすくなります。会議室側にマイクを1本置き、Web会議の音声もそこから拾う方法が簡単です。別々に録音すると、後から時系列を合わせる作業が発生します。あわせて、参加した場所を出席者の記載に残しておくと、後日の確認がしやすくなります。

7. まとめ

• 不動産の議事録は「法定の議事録」「法定書面の代替にならない記録」「社内・商談の記録」の3つに分ける。
• 法定の議事録では、AIの役割を案の作成までに限定する。
• 録音・文字起こし・構成・確認の4工程のうち、AIに任せるのは文字起こしと構成の2つ。
• 商談記録では条件と温度感、説明した内容と反応をそれぞれ分けて残す。
• 管理組合の議事録は、議案を単位として経過と結果を出力させる。
• 公開前に、事実と評価の混在、未決事項の扱い、保管先の3点を確認する。

まずは社内会議の記録から試してみてください。任せてよい範囲が広く、失敗しても影響が小さい領域です。手応えをつかんでから、商談記録、管理組合の議事録案へと広げていきましょう。

【本記事のご利用にあたって】

AIが作成した議事録・記録を業務で使用する際は、区分所有法・宅地建物取引業法・景品表示法・個人情報保護法に抵触する表現や取り扱いがないか、宅地建物取引士など有資格者による最終確認をお願いいたします。法定の議事録はAIの出力を案として扱い、議長の確認と署名を経て完成させてください。録音は事前に相手へ伝え、お客さまの個人情報は仮名化のうえご利用ください。AIの機能・料金や関係法令は変更されることがあるため、運用前に公式サイトや所管省庁の情報で最新の内容をご確認ください。本記事はAI活用の実務的な解説を目的とし、法的アドバイスを提供するものではありません。

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この記事を書いた人

藤田 遼（株式会社WIG 代表／宅地建物取引士）
不動産業界での実務経験をもとに、現場でそのまま使える生成AIの活用法を研究・発信。「今日からコピペで使える」を合言葉に、不動産特化のAIノウハウを届けています。