Microsoft 365をすでに契約している不動産会社にとって、Copilotは検討候補に挙がりやすいAIです。ただ、当社にいただく相談でも先に出てくる「どう使うか」より、先に手をつけるべきことがあります。Copilotは、その人が見られる社内のデータを横断して読むという仕組みだからです。顧客情報も契約書もレントロールも、共有フォルダに置きっぱなしになっていませんか。本記事では、使い方の前に整えるべきアクセス権限の話を中心に、データがどう扱われるのか、ChatGPT・Claudeとどう使い分けるのかまでを、Microsoftの公式ドキュメントで確認しながら整理します。
Microsoft 365を使っている不動産会社の経営者・情報システム担当向けです。仕様は Microsoft Learn「Microsoft Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ」 で確認しています。製品の仕様やライセンスは更新されるため、導入前に必ず最新の公式ドキュメントと、契約中の販売パートナーにご確認ください。本記事は特定の製品の購入を勧めるものではなく、他社製品との優劣の比較も行いません。なお、Microsoft 365を契約していれば自動的に使えるわけではなく、別途の契約や管理者側の設定が必要になる場合があります。価格・ライセンス体系は本記事では扱いません。利用条件は契約中の販売パートナーにご確認ください。
公式ドキュメントに、Microsoft 365 Copilot の名称が「Microsoft Copilot」に、Microsoft 365 Copilot Chat が「Microsoft Copilot Chat」に変更された旨が記載されています。移行期間中は、一部のエクスペリエンス・ライセンス・機能で旧名称の表示が残る場合があるとのこと。組織のセキュリティ、コンプライアンス、プライバシーに変更はないとされています。社内資料が古い名称のままなら、あわせて直しておくと混乱が減ります。
Copilotが他のAIと決定的に違うのは、社内のメール・会議・ファイルを踏まえて答えるところです。便利さの源がそこにある一方で、共有設定の緩さがそのまま表に出ることにもなります。だから導入前にやることは、プロンプトの練習ではなく、アクセス権限の棚卸し。逆に言えば、この作業はCopilotを入れなくてもやる価値があります。
権限の棚卸し、データの取り扱い、使い分け、出力の確認、導入の順番を1枚にまとめました。
Microsoft Copilot（旧 Microsoft 365 Copilot）とは、Word・Excel・Outlook・TeamsなどのMicrosoft 365アプリの中で使える生成AI機能です。公式ドキュメントでは、Copilotは大規模言語モデル（LLM）、アクセス許可のあるメール・チャット・ドキュメントなどのMicrosoft Graph内のコンテンツ、WordやPowerPointなどのMicrosoft 365アプリの3つを連携させる仕組みだと説明されています。つまり、社内データが前提にある点が、ChatGPTやClaudeのような汎用AIとの違いです。
| できること | 意味するところ |
|---|---|
| メールのやりとりを踏まえて返信文を作る | 過去の経緯を貼り付けなくてよい。反響対応の下書きが速くなる |
| 会議の内容を要約し、次のアクションを整理する | 議事録の一次ドラフトが会議直後に手に入る |
| 社内のファイルを横断して探す・まとめる | 「あの物件の資料どこ？」が減る。ただし見える範囲は権限しだい |
| 表計算のデータを説明させる | 数字の傾向を言葉にする作業を任せられる |
公式ドキュメントには、「Microsoft Copilot は、個々のユーザーが少なくとも表示アクセス許可を持っている組織データのみを表示します」と明記されています。あわせて、SharePointなどのアクセス許可モデルを使用して、適切なユーザーまたはグループが適切なコンテンツにアクセスできるようにすることが重要とされ、Teamsの共有チャネルなど、組織外のユーザーに付与する権限も含めて考えるよう促されています。裏を返せば、権限が緩いまま導入すると、その緩さがそのまま結果に出ます。
不動産の業務は、扱う情報が個人と物件に直結します。次のようなファイルの共有範囲を、部署単位で説明できるでしょうか。
| ファイル | 起きがちなこと |
|---|---|
| 顧客カルテ・反響管理表（氏名・連絡先・年収・家族構成） | 営業部で共有していたつもりが、全社に見える設定のままになっている |
| 売買・賃貸の契約書、重要事項説明書 | 案件フォルダが年度ごとに散らばり、古いものほど権限が緩い |
| レントロール・オーナー情報 | オーナーごとのフォルダが「リンクを知っている全員」で共有されている |
| 人事・給与・評価に関する資料 | 総務のフォルダが部分的に開いていて、検索で出てきてしまう |
| 退職者・異動者のアカウントとフォルダ | アクセス権が残ったまま。本人が退職しても共有設定は消えない |
「誰が何を見られるか」を説明できない状態は、AIとは関係なく情報管理上のリスクです。Copilot導入は、その棚卸しに着手する良いきっかけになります。逆に、棚卸しをしないまま導入すると、社内から「これ見えていいんですか」という声が上がることがあります。
顧客情報を扱う以上、ここは押さえておきたいところです。公式ドキュメントに記載されている内容を整理します。
「Microsoft Graph 経由でアクセスされるプロンプト、応答、データは、Microsoft Copilot で使用されているものを含め、基礎LLMのトレーニングには使用されません」と明記されています。汎用AIの無料プランで「入力が学習に使われるのでは」と心配して使えなかった業務を、こちら側に寄せる判断はあり得ます。
利用者のプロンプトとCopilotの応答（Copilotアクティビティ履歴）は保存されます。管理者はコンテンツ検索やMicrosoft Purviewで表示・管理でき、保持ポリシーを設定することもできます。利用者自身はマイ アカウント ポータルから履歴を削除できます。「消したつもり」で運用しないよう、社内で扱いを決めておくのが安全です。
Microsoft Purview Information Protectionによって暗号化されたデータについては、利用者に付与された使用権限が尊重されるとされています。秘密度ラベルやIRMを使っているなら、その設計がそのまま効きます。
Copilotは、管理者が許可し、利用者がオンにしたエージェントのみを使用するとされています。外部サービスと連携するエージェントを使う場合は、そのプライバシーに関する声明と利用規約を確認するよう案内されています。ここは、ツールを増やすときの社内ルールと同じ考え方です。
公式ドキュメントには、Web検索を使っている場合、Copilotはプロンプトを解析してWeb検索で応答の品質が向上する用語を識別し、それに基づいて生成した検索クエリをBing検索サービスに送信する旨が記載されています。プロンプトがそのまま送られるわけではありませんが、顧客名や物件の所在地を含む問いかけをする場面では、社内で扱いを決めておきたいところです。Web検索の利用可否は、管理者側の「オプションの接続エクスペリエンス」の設定に影響されるとされています。
公式ドキュメントには、Azure OpenAIではコンテンツの人間によるレビューを含む不正使用の監視を利用できるが、Microsoft Copilotサービスはそれをオプトアウトしている旨が記載されています。保存された対話データは保存中に暗号化され、基礎LLMのトレーニングには使用されないとされています。任意のカスタマーフィードバックについても、基礎LLMの学習には使用されないとの記載があります。
Copilotは2024年3月1日に、Microsoft製品条件のデータ所在地コミットメントの対象ワークロードとして追加されたとされています。一方で、EU以外の顧客については、米国・EU・その他のリージョンでクエリが処理されるとも記載されています。日本国内で処理されると明記されているわけではないため、保存先・処理先を社内規程で定めている会社は、自社契約での扱いを販売パートナーに確認してください。
なお、顧客カルテのような個人データの取り扱いには、個人情報保護法が求める安全管理措置が別途かかります。「誰が何を見られるか」を管理することは、Copilotの話である以前に、この安全管理措置そのものです。
どちらかに寄せる必要はありません。社内データを踏まえるかどうかで分けるのが、いちばん迷いません。
| やりたいこと | どちらが向くか |
|---|---|
| 過去のやりとりを踏まえた返信文を作る | Copilot（メールや会議の文脈をそのまま使える） |
| 会議の要約とアクション整理 | Copilot（その場の記録から作れる） |
| 社内ファイルを横断して探す・まとめる | Copilot（権限の範囲内で） |
| 配布プロンプトで定型作業（広告文・報告書・点検） | 汎用AI（ChatGPT／Claude）。本サイトの配布プロンプトはこちら側で使えます |
| 顧客情報を渡さずに済む作業 | どちらでも可。入れる情報を減らすほうが安全 |
| 特定の型を作り込んで繰り返す | 汎用AI（プロンプトを資産として持てる） |
AIの種類ごとの違いは 不動産AIは3種類｜業務別の使い分けと導入の始め方、汎用AIの基本は ChatGPTとの違いとClaudeの始め方 にまとめています。
公式ドキュメントには、Microsoft Copilot のエクスペリエンス内で、サブプロセッサとして Anthropic および OpenAI が提供するモデルが使われる場合がある旨が記載されています。管理者はこれらのモデルで機能を強化するかどうかを決められ、追加の条件が適用される場合があるとのこと。つまり「Copilotか、ChatGPT・Claudeか」はモデルの優劣の話ではなく、社内データを踏まえるかどうか／契約とデータの扱いがどうなっているかの話だと考えるほうが、選び方を間違えません。
最初から全社・全業務に広げる必要はありません。効果が見えやすく、失敗しても被害が小さいところから始めるのが定石です。
重要事項説明書・契約書の作成、広告原稿の最終判断、査定額の決定は、Copilotであっても最初から任せる対象にはなりません。理由はツールの性能ではなく、法令が人による確認を求めているためです。たとえば重要事項説明は、宅地建物取引士が行い、35条書面に記名することが宅地建物取引業法で定められています。線引きの考え方は 不動産会社のAI利用ルールの作り方 に整理しています。
| 場面 | 指示文の例 |
|---|---|
| 反響への一次返信 | 「〇〇様とのこれまでのメールのやりとりを踏まえて、内見候補日を3つ提示する返信文を作成してください。丁寧語で、300字以内」 |
| オーナーへの報告 | 「先週のオーナー〇〇様との打ち合わせ内容から、決定事項と次回までの宿題を分けて箇条書きにしてください」 |
| 会議の要約 | 「この会議の要約を、決定事項／保留事項／担当者と期限、の3つに分けて出してください」 |
| 資料探し | 「〇〇マンションに関する資料を、更新日が新しい順に一覧にしてください。ファイルの場所も示してください」 |
| 数字の説明 | 「この表の反響数と成約数の推移を、前年同月と比べて3行で説明してください」 |
上に挙げた指示文は、いずれもCopilotが「その人が見られる範囲」から情報を拾ってきます。権限の棚卸しが終わっていない状態で「〇〇マンションの資料を一覧に」と打つと、本来その人が見るべきでない資料まで一覧に並ぶことがあります。順番を逆にしないでください。
権限の棚卸し、データの取り扱い、使い分け、出力の確認、導入の順番を1枚にまとめています。情報システム担当と経営層で共有する叩き台としてお使いください。
# 不動産会社のCopilot 導入前チェックリスト # ── Microsoft Copilot（旧 Microsoft 365 Copilot）を入れる前に、社内で確認しておくことの一覧です。 # 出典：Microsoft Learn「Microsoft Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ」 ■ 1. いちばん大事：アクセス権限の棚卸し Copilot は、利用者が「少なくとも表示のアクセス許可を持っている組織データ」だけを参照します。 裏を返すと、権限が緩いまま入れると、その人が見られるものは横断的に引っ張ってこられます。 □ SharePoint・OneDrive・Teams に、部署を越えて誰でも見られる状態のフォルダはないか □ 顧客情報（氏名・連絡先・年収・家族構成）が入ったファイルの共有範囲は適切か □ 契約書・重要事項説明書・レントロール・オーナー情報の置き場所と権限を説明できるか □ 退職者・異動者のアクセス権が残っていないか □ 「リンクを知っている全員」で共有されたファイルが残っていないか □ Teams の共有チャネルなどで、組織外のユーザーに付与している権限はないか …（以下、データの取り扱いで押さえること、使い分けの整理、出力の確認、導入の順番 がつづきます）
テキストファイル（.txt）。出典URL付き。
公式ドキュメントにも、生成AIによって生成される応答は100%事実であるという保証はなく、他のユーザーに送信する前に出力を確認する際にはユーザーによる判断が必要である旨が明記されています。Copilotの機能は、タスクを完全に自動化するのではなく、確認する機会を持ちながら下書きと概要を提供するものという位置づけです。
| 出力 | 確認する人・観点 |
|---|---|
| 広告・募集の文面 | 宅建業法・不動産の表示に関する公正競争規約の観点で点検（12の注意点） |
| 重要事項説明・契約書に関するもの | 宅地建物取引士が確認 |
| 数字（面積・築年月・徒歩分数・金額） | 原資料と突き合わせる。ハルシネーション対策 の考え方で |
| 会議の要約 | 決定事項と保留事項の区別が正しいか、参加者が確認 |
Copilotは社内のメールを読んで答えます。ここで論点になるのが、外部から届いたメールの本文に、AI向けの指示が紛れ込んでいる場合です。公式ドキュメントには、Copilotが脱獄やクロスプロンプトインジェクション攻撃（XPIA）を検出する分類器を備えている旨が記載されていますが、あわせてこれらの分類器がすべてのシナリオで使用できるとは限らないとも書かれています。反響メールのように外部の自由記述が毎日入る不動産の業務では、要約結果をそのまま信じず、元のメールを開いて確認する運用を残してください。
A. 公式ドキュメントでは、Microsoft Graph経由でアクセスされるプロンプト・応答・データは基礎LLMの学習には使用されないとされています。ただし、やりとりは保存され、管理者が管理できる状態になります。また、Copilotが参照できる範囲は利用者の権限しだいです。「学習に使われない＝何を入れてもよい」ではないので、入力してよい情報の範囲は社内ルールで決めてください。
A. 用途が違います。社内のメール・会議・ファイルを踏まえて答えてほしい作業はCopilot、配布プロンプトで定型作業を回すなら汎用AIが向きます。併用する形も現実的で、「どの情報をどのツールに入れてよいか」を1枚のルールにしておくと迷いません。
A. アクセス権限の棚卸しが先です。そのうえで、メールの下書きと会議の要約という、効果が見えやすく失敗しても被害が小さい業務から始めてください。使う人を絞って1〜2か月試し、何分減ったか・どこで止まったかを記録すると、広げるかどうかの判断材料になります。
A. おすすめしません。Copilotは権限の緩さを表に出すため、あとから直す場合は「見えてしまった後」の対応になります。全社の棚卸しが難しければ、まず対象部署を絞って、その部署が見られる範囲だけを整えるという進め方もあります。
A. 公式ドキュメントには、Azure OpenAIではコンテンツの人間によるレビューを含む不正使用の監視を利用できるが、Microsoft Copilotサービスはそれをオプトアウトしている旨が記載されています。保存された対話データは保存中に暗号化され、基礎LLMのトレーニングには使用されないとされています。ただし、自社の管理者はPurview等で内容を確認できる点は押さえておいてください。
A. 公式ドキュメントでは、Copilotは2024年3月1日にMicrosoft製品条件のデータ所在地コミットメントの対象ワークロードとして追加されたとされる一方、EU以外の顧客については米国・EU・その他のリージョンでクエリが処理されるとも記載されています。日本国内で処理されると明記されているわけではありません。保存先・処理先を社内規程で定めている場合は、自社契約での扱いを販売パートナーにご確認ください。
A. 自動的に使えるわけではなく、別途の契約や管理者側の設定が必要になる場合があります。価格やライセンス体系は変更されることがあるため、本記事では扱っていません。利用条件は契約中の販売パートナーにご確認ください。
A. 公式ドキュメントも、送信前に出力を確認する判断はユーザー側に必要としています。不動産業務では、重要事項説明や広告表示の責任は事業者・有資格者にあるという点が変わりません。「AIが出した」は理由になりません。
まずは、自社の共有フォルダを1つ開いて「これは誰まで見られるか」を確認してみてください。答えられない場所が見つかれば、そこが出発点です。
本記事は2026年9月30日時点の Microsoft の公表ドキュメントに基づく一般的な整理です。製品の仕様・名称・ライセンス体系は変更されることがあります。導入の検討にあたっては、必ず最新の公式ドキュメントと、契約中の販売パートナー・情報システム担当にご確認ください。
どのAIから手をつけるか迷っている方へ 5分の無料診断で、自社の現在地と次に着手する業務を整理できます。
藤田 遼（株式会社WIG 代表／宅地建物取引士）
不動産業界での実務経験をもとに、現場でそのまま使える生成AIの活用法を研究・発信。「今日からコピペで使える」を合言葉に、不動産特化のAIノウハウを届けています。