音声入力と文字起こしAIを不動産で使う｜指示文4本と4類型

不動産業務で音声入力と文字起こしAIを使うなら、会話を録音する前に、自分の声で報告やメールの下書きを作る使い方から始めましょう。スマホの標準機能と生成AIだけで試せます。この記事では、業務別の早見表、コピペで使える指示文4本、ツールの4類型と導入しない基準を解説します。有料ツールを買う前に、自社に必要な範囲を見極められます。

移動と現地対応の合間に「書く作業」が積み残る。文字起こしAIを調べると商談録音のツール紹介ばかりで、同意や個人情報の段取りが重く感じ、どのツールが自社に合うのかも判断できない——。この記事は、外出の多い営業担当・賃貸管理の担当者に向けて、会話を録音する前に、自分の声で報告やメールの下書きを作る「話して書く」使い方から始め、会話を起こすツールは「記録の戻し先」で4類型に分けて選ぶところまでまとめます。

この記事で分かること

・業務別に「話して書く」と「会話を起こす」のどちらを使うかの早見表
・音声メモを文書に整えるコピペ指示文4本（報告・物件コメント・追客メール・巡回報告）
・誤変換と個人情報の入力を減らす話し方（数字は単位・氏名は記号・言い直しはAIへ）
・文字起こしAIツールの4類型と、導入しない4ケース・使う前に決める5ルール

1. 不動産の音声入力と文字起こしAIは「話して書く」使い方から始める

不動産業務の音声入力と文字起こしAIは、自分の声で下書きを作る使い方から始めると定着しやすくなります。お客さまとの会話を録音する使い方は、了承の取り方や個人情報の扱いを先に決める必要があるためです。まずは業務ごとに、どちらの使い方が合うかを確認しましょう。

1-1. 業務別の使い分け早見表　業務ごとの使い分けは、次の早見表で判断できます。「話して書く」は担当者がスマホに向かって自分で話す使い方、「会話を起こす」はお客さまや関係者との会話を録音して文字にする使い方です。

業務｜使い方	判断の理由
案内後の報告｜話して書く	物件を出た直後に話せば、記憶が新しいうちに下書きが整う
日報｜話して書く	思い出した順に話し、AIに項目別へ並べ替えさせられる
物件の現地確認メモ｜話して書く	現地で見た事実をその場で残せる。公開前の表現確認は人が行う
追客メール｜話して書く	伝えたい要点だけを話し、文面の整形はAIに任せられる
管理物件の巡回報告｜話して書く	場所ごとに気づいた点を話し、報告書の形に整えられる
入居者からの電話の記録｜話して書く	通話は録音せず、切ったあとに要点を自分で話して残す
初回ヒアリング｜会話を起こす	希望条件の聞き漏らしを防ぐ価値が大きい。録音の了承を先に取る
オーナー・売主との打合せ｜会話を起こす	合意事項と宿題の食い違いを防げる。共有前に人が内容を確認する
社内会議｜会話を起こす	社内の話し合いのため、了承を取りやすく始めやすい
重要事項説明｜どちらも代わりにしない	法定の説明と書面交付の代わりにならない。録音する場合も補助資料にとどめる

10業務のうち6つは、担当者が自分で話すだけで完結します。お客さまの録音を伴わないため、ほかの人の協力を待たずに試せる点が特長です。表で「会話を起こす」に入った業務は、4章でツールの類型を、5章で決めておくルールを確認してから進めましょう。

1-2. 話して書く使い方はスマホの標準機能で始められる　話して書く使い方は、スマホやパソコンに標準で備わった音声入力で始められます。新しいツールを契約する必要はありません。iPhoneでは、キーボードのマイクをタップして話すと文字が入力されます（表示されない場合は「設定」→「一般」→「キーボード」で「音声入力」をオン）。パソコンでは、Googleドキュメントの「ツール」メニューにある音声入力が使えます。音声入力で入った文章は話し言葉のままで、言い直しや重複が残ります。この文章を生成AIに貼り、決めた形式に整えさせるのが基本の流れです。音声入力は「文字にする」、生成AIは「文書に整える」と役割を分けておくと迷いません（※2026年9月時点。参考：iPhoneでテキストを音声入力する｜Apple サポート／音声で入力する｜Google ドキュメント エディタ ヘルプ）。

1-3. 会話を起こす使い方は記録の価値が大きい場面に絞る　会話を起こす使い方は、聞き漏らしや認識のずれが後の対応に響く場面に絞りましょう。録音にはお客さまへの説明が必要で、音声には氏名や資金の状況などが含まれるためです。すべての商談を録音する運用は、確認と保管の手間が増え、続かない可能性もあります。初回ヒアリングやオーナーとの打合せのように、条件や宿題が多い場面は録る価値があります。一方で、短い日程調整の電話は、終わったあとに自分で要点を話すほうが早く済みます。録音した会話を議事録として仕上げる手順は「不動産の議事録AI」で詳しく扱っています。

2. 不動産の音声入力メモを文字起こしAIで文書に整える指示文4本

音声入力で話したメモは、指示文を1つ用意しておけば文書の形に整います。話し言葉を渡す前提で、「言い直しを整理する」「話していない情報を足さない」と書いておくことがポイントです。以下の4本は、ChatGPTやClaude、Geminiなど、どの生成AIでも使える形にしています。

2-1. 案内後の報告と日報　案内後の報告は、物件を出た直後に話して残すと、記憶が新しいうちに下書きができあがります。事務所に戻ってから思い出して書く方法より、お客さまの反応を具体的に残せるためです。

あなたは不動産仲介会社の営業アシスタントです。以下は、担当者が案内後に音声入力で話したメモです。社内向けの案内報告に整えてください。

【音声メモ】
（ここに貼り付け）

【出力形式】
1. 案内した物件（記号のまま）
2. お客さまが評価した点
3. お客さまが気にした点
4. その場で回答を保留した質問と、回答期限
5. 次にやること（担当と期限）

【条件】
・「えー」「あの」などのつなぎ言葉と、言い直す前の発言は削除する
・メモに出ていない情報は補わず、分からない項目は「言及なし」と書く
・お客さまの発言と担当者の推測を分け、推測は末尾に「担当者所見」としてまとめる
・1項目は2行以内にする

もう一歩良くなるコツ

「言及なし」を書かせる：聞き忘れた項目が見え、次回の確認リストになります。／推測を末尾に分けさせる：社内で共有したときに、事実と印象が混ざりません。日報にする場合は1日分の音声メモをまとめて貼り、出力形式を「時系列の行動」「成果」「翌日の予定」の3項目に差し替えるだけで対応できます。報告の型が決まれば、担当者が変わっても記録の粒度がそろいます。

2-2. 現地確認メモから作る物件コメントの下書き　物件コメントは、現地で見た事実を話して残し、AIには事実だけで下書きするよう指定します。音声メモには「すごく明るい」「最高の眺め」のような話し言葉の評価が入りやすいためです。

以下は、担当者が物件の現地確認で音声入力したメモです。ポータルサイトに掲載する物件コメントの下書きを作成してください。

【音声メモ】
（ここに貼り付け）

【出力形式】
1. 物件コメントの下書き（200文字以内）
2. メモの中で、裏付けの確認が必要な表現の一覧

【条件】
・方角、設備、周辺施設など、メモにある事実だけで書く
・「最高」「格安」「日本一」のような、最上級や安さを強調する語は使わない
・距離や時間はメモの数値をそのまま使い、推測で補わない
・下書きの末尾に「掲載前に表示内容を確認すること」と付記する

もう一歩良くなるコツ

確認が必要な表現を別に出させる：話し言葉の誇張を、掲載前に見つけられます。／距離の数値を推測させない：徒歩分数などは表示の基準に沿って人が確かめます。表示規約第18条第2項は、「最高」や「格安」などの用語について、表示内容を裏付ける合理的な根拠を示す資料がなければ使えないと定めています。指示文で使用を禁止しておけば、音声メモの勢いのまま下書きに残る事態を防げます（参考：特定用語の使用基準｜首都圏不動産公正取引協議会）。

2-3. 要点を話して作る追客メールの下書き　追客メールは、伝えたい要点を3つまで話し、文面はAIに整えさせます。要点を絞って話すと、音声入力の途中で話が脱線しにくくなるためです。

以下は、担当者がお客さまへ送るメールの要点を音声入力したメモです。メールの下書きを作成してください。

【宛名】〇〇様（送信前に担当者が入力）

【音声メモ】
（ここに貼り付け）

【条件】
・件名を1つ、本文を300文字以内で作成する
・冒頭で前回のやり取りに触れ、本題は要点の順に書く
・物件の条件や金額は、メモにある内容だけを使う
・お客さまに判断を急がせる表現は使わない
・最後に、返信しやすい質問を1つ入れる

【穴埋めテンプレ】
前回の〇〇の件の続きです。今回お伝えしたいのは、1つ目が〇〇、2つ目が〇〇です。お客さまに伺いたいのは〇〇です。

もう一歩良くなるコツ

宛名を記号のまま渡す：お客さまの氏名を生成AIに入力せずに済みます。／急がせる表現を禁止する：「今だけ」「残りわずか」のような根拠のない表現を防げます。話す内容に迷う場合は、穴埋めテンプレをそのまま読み上げる形で使えます。反響への初回返信を含めた追客メールの組み立ては「反響メール対応をAIで効率化する指示文」でも解説しています。

2-4. 管理物件の巡回報告　巡回報告は、場所ごとに区切って話すと、そのまま報告書の項目になります。巡回の順路に沿って話せば、確認漏れにも気づきやすくなります。

あなたは賃貸管理会社の担当者です。以下は、管理物件の定期巡回で音声入力したメモです。オーナー様向けの巡回報告書に整えてください。

【物件と巡回日】物件：〇〇（記号可）、巡回日：〇年〇月〇日

【音声メモ】
（ここに貼り付け）

【出力形式】
「場所」「確認した状態」「対応の要否」「対応案」の4列の表と、表の下に至急の対応が必要な項目の一覧

【条件】
・共用廊下、ゴミ置き場、駐輪場のように、場所ごとに行を分ける
・状態は見た事実だけを書き、原因の推測は書かない
・対応の要否は「至急」「次回確認」「不要」の3つから選ぶ
・判断がつかない項目は「次回確認」に入れる

「次は駐輪場」と場所の名前を声に出すと、AIが表の行を分けやすくなります。修繕の要否は専門業者の確認を経て判断するため、原因を推測させないのがポイントです。報告書の形がそろうと、オーナー様への説明にかかる時間も短くなります。

3. 不動産の音声入力を文字起こしAIが読み違えない話し方

音声入力の誤変換は、話し方を工夫すると減らせる可能性があります。生成AIに後から直させるより、入力の段階で崩れにくくするほうが、確認の手間は小さく済みます。

3-1. 数字は単位まで区切って話す　金額や面積は、項目名と単位まで区切って話しましょう。「さんぜんごひゃく」とだけ話すと、万円なのか平米なのかが文字から判断できないためです。たとえば「価格は3,500万円」「専有面積は62.5平米」「管理費は月1万2,000円」のように、項目名・数値・単位をひと続きで話します。数字は、生成AIが整形する段階でも加工されやすい情報です。指示文の条件に「数値と単位はメモのまま使い、計算や換算をしない」と書き足しておくと、坪への換算のような意図しない加工を防げます。数値だけは、共有する前に音声入力の原文と照らし合わせましょう。

3-2. 物件名と人名は記号に置き換えて話す　物件名とお客さまの氏名は、「A物件」「お客さまB」のように記号で話します。固有名詞は誤変換が起きやすく、記号にすると変換ミスが起きにくくなるためです。記号で話すことには、お客さまの個人情報を生成AIに入力しない効果もあります。記号と実名の対応は、顧客管理システムや案件台帳の側で管理し、メールや報告書を仕上げる最後の段階で担当者が実名に差し替える流れにしましょう。駅名や地名は記号にすると内容が伝わりにくくなるため、指示文に「以下の用語は正しい表記で出力する」と一覧を添えて対応します。

3-3. 言い直しは消さずにAIへ整理させる　話している途中の言い直しは、その場で消さずに話し続けて構いません。音声入力の途中でスマホを操作すると、入力が止まったり、文が途中で区切れたりする場合があるためです。言い直すときは「訂正」とひと言添えてから、正しい内容を話します。指示文の条件に「『訂正』の直前の内容は削除し、直後の内容を採用する」と書いておけば、生成AIが整理します。画面を見ながら直す作業がなくなるため、話すことだけに集中できます。手元を見る回数が減る点も、外出先で使ううえでの利点です。

4. 不動産の音声入力と文字起こしAIツールは4類型で選ぶ

会話を起こす業務が増えてきたら、有料ツールを検討する段階に入ります。ツールは機能の多さではなく、起こした記録を「どこへ戻すか」で分けると、自社に合う類型が見えてきます。

4-1. 文字起こしAIツールの4類型早見表　不動産業務で使う文字起こしAIツールは、次の4類型に分けられます。代表例は、本記事の執筆にあたり参照した各社の公開情報から挙げています。

類型｜代表例	記録の戻し先／向いている会社
① 標準機能＋汎用AI型｜iPhoneの音声入力、Googleドキュメント、ChatGPT・Claude・Gemini	担当者が報告書やメールに貼る／まず試す段階のすべての会社
② 汎用の文字起こしサービス型｜TranscribeNext、Evernote、Nottaなど	文字起こしのファイルとして保存／社内会議やオーナーとの打合せを録る会社
③ 通話・商談の録音解析型｜MiiTel（電話）、MiiTel RecPod（対面商談）	通話履歴やCRMに自動で紐づける／電話の反響が多く商談の質を組織で管理したい会社
④ 案件記録・コミュニケーション統合型｜Rovixa、レリーズコネクト（LINE・SMS）	物件・地主・顧客ごとの履歴に残す／地主交渉や追客が長期にわたる会社

①から④へ進むほど、記録を自動で整理する範囲は広がります。その分、録音の運用ルールと月額の費用も必要になります。①標準機能＋汎用AI型は追加費用なく始められ、本記事の1〜3章はこの類型を前提にしています（会話を起こす件数が週に数件までなら、この類型で足りる可能性もあります）。②汎用の文字起こしサービス型は録音ファイルを文字にし要約まで出せますが、中身は業種を問わない汎用の機能で、地番や物件名などの固有名詞は誤変換が起きやすく確認は人が行う前提です。③通話・商談の録音解析型は電話や対面商談を自動で録音し文字起こしから記録までを一続きで行い、担当者の入力の手間を最も減らせる可能性があります（すべての通話が録音対象になるため、録音の告知と保存の運用を先に決める必要があります）。④案件記録・コミュニケーション統合型は文字起こしを物件や地主、顧客ごとの履歴に残すことに重点を置きます（音声の文字起こしが導入時点で使えるかは公式サイトで確認しましょう）。※2026年9月時点。機能と料金は各ツールの公式サイトでご確認ください。

4-2. 類型は「どの会話を、どこへ戻すか」で決める　類型は、起こしたい会話と、起こした記録の戻し先の組み合わせで決まります。記録が読み返される場所に戻らなければ、文字起こしは使われなくなるためです。検討の前に、①起こしたい会話は電話・対面商談・LINEやSMSのどれが多いか、②起こした記録を戻す先はCRM・案件台帳・報告書のどれか、③入力した音声と文字を学習に使わない設定にできるか、の3点を社内で確認しましょう。電話が中心でCRMに戻すなら③、LINEやSMSの追客と記録をまとめたいなら④が候補になります。戻し先がまだ決まっていない場合は、①のまま運用を固めるほうが失敗は少なく済みます。CRMへの記録の残し方は「不動産の顧客管理AI」で扱っています。

4-3. 文字起こしAIツールを導入しない4つのケース

次のいずれかに当てはまる場合は、有料ツールの導入を見送り、①の類型で運用を固めましょう。

・会話を起こす業務が、週に数件しかない
・録音の了承を取る声かけが、社内で決まっていない
・録音と文字起こしの保存先、閲覧範囲、削除時期が決まっていない
・起こした記録を顧客管理へ戻す担当と手順がない

件数は、1章の早見表で「会話を起こす」に入った業務を1か月ほど数えると把握できます。残りの3つは、5章のルールを決めれば解消できる項目です。ルールが整う前にツールを入れると、録音だけが増えて読み返されない状態になりかねません。

5. 不動産で音声入力と文字起こしAIを使う前に決める5つのルール

音声入力と文字起こしAIを業務に入れる前に、次の5つを社内のルールとして決めておきます。5-1〜5-3は会話を録音する場合、5-4と5-5は話して書く使い方にも関わるルールです。

5-1. 録音はお客さまへ目的を伝えてから始める　録音は、お客さまに目的を伝え、了承を得てから始めましょう。録音した会話に氏名などが含まれていれば、個人情報の取得にあたる可能性があります。個人情報保護法第21条は、個人情報を取得した場合の利用目的の通知について定めており、利用目的をあらかじめ公表している場合を除き、速やかに本人へ通知するか公表しなければなりません。「ご希望を正確に残すため、録音してもよろしいでしょうか」とひと言添える程度で足ります。了承が得られなかった場合は録音をやめ、終わったあとに担当者が自分で要点を話す方法へ切り替えます（参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov法令検索）。

5-2. 生成AIへの入力は利用目的の内側に収める　文字起こしを生成AIに入力する場合は、お客さまに伝えた利用目的の範囲に収まるかを確認します。個人情報保護委員会が、2023年6月2日の注意喚起で、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう示しているためです。あわせて、本人の同意なく個人データを入力し、応答の出力以外の目的で扱われる場合は、法の規定に違反する可能性があるとしています。実務では、文字起こしの原文をそのまま貼らず、氏名や連絡先を記号に置き換えてから入力する運用が安全です。どの情報を入力して良いかの社内ルールは「不動産会社のAI利用ルールの作り方」で詳しく扱っています（参考：生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について｜個人情報保護委員会）。

5-3. 文字起こしの原文は保存期間を決めて消す　録音と文字起こしの原文は、保存する期間をあらかじめ決め、期間が過ぎたら削除します。報告書やメールに整えたあとは、原文を見返す場面が限られるためです。原文を担当者のスマホに残したままにすると、端末を紛失したときにお客さまの会話が外部に漏れるおそれがあります。保存先を会社の共有フォルダかツールの管理画面に1本化し、閲覧できる人を案件の担当者に絞りましょう。決めておく項目は、保存先・閲覧できる範囲・削除の時期の3つです。削除までの期間は会社ごとに異なるため、自社の個人情報の取扱規程と照らして決めます。

5-4. 重要事項説明の録音を法定の書面の代わりにしない　重要事項説明を録音して文字起こしを残しても、法定の手続きの代わりにはなりません。宅地建物取引業法第35条は、宅地建物取引士に書面を交付して説明させるよう、宅地建物取引業者に義務づけています。説明の場の録音は、後日の照会に備える社内の補助資料という位置づけにとどめます。文字起こしを生成AIで要約すると、説明した項目の一部が省かれる場合もあります。要約を「説明を尽くした証拠」として扱わないよう、社内で共有しておきましょう（参考：宅地建物取引業法｜e-Gov法令検索）。

5-5. 音声から作った広告表現は確認前に公開しない　音声メモから作った物件コメントは、下書きのまま公開しないようにしましょう。話し言葉の評価表現が、整形後の文章に残っている可能性があるためです。2章の指示文で強調語を禁止しても、「駅近」「閑静」のように根拠の確認が必要な表現が出る場合があります。徒歩の所要時間を道路距離80mにつき1分で算出するなど、不動産の広告表示には細かな基準があります。公開前には、表示の基準を理解した担当者が確認する手順を挟みましょう。2章の指示文で出力させた「確認が必要な表現の一覧」を、そのまま確認のチェック項目として使えます。

6. よくある質問（Q&A）

Q. お客さまの会話を録音するのに、無料のアプリだけで始められますか？

A. 標準機能＋汎用AI（①の類型）だけでも、担当者が自分で話す「話して書く」は無料で始められます。一方、お客さまとの会話の録音・自動整理を日常的に行うなら、保存先の管理や学習に使わない設定が整った有料ツール（②〜④）の検討が現実的です。まずは①で運用を固め、会話を起こす件数が増えてから4章の類型で選びましょう。

Q. 音声入力は、電波の届かない場所でも使えますか？

A. 端末や機能によって異なります。Googleドキュメントの音声入力はブラウザ上で動くため、インターネットへの接続が必要です。iPhoneの音声入力も、モバイルデータ通信を使う場合があります。地下の物件や電波の弱い土地では、電波の届く場所へ移動してから話す段取りにしておくと安心です（※2026年9月時点）。

Q. 方言や早口でも、音声入力は使えますか？

A. 使えますが、誤変換が増える可能性があります。1文ごとに区切り、普段より少しゆっくり話すと、変換が安定しやすくなります。変換が崩れた場合は、生成AIに「誤変換を文脈から推測して直し、推測した箇所に印を付ける」と指示すると、確認する箇所を絞れます。

Q. 案内の移動中、運転しながら音声入力しても良いですか？

A. 運転中は使わず、安全な場所に停車してから話しましょう。話す内容を考えると、運転への注意がそれるおそれがあります。駅のホームやカフェなど周囲に人がいる場所も避けます。記号に置き換えて話していても、物件の所在地や金額は周囲に伝わってしまうためです。管理物件の巡回中は、入居者に聞こえない場所や車内に移動してから話すと安心です。

7. まとめ

• 会話を録音する前に、自分の声で下書きを作る「話して書く」から始める。案内後の報告・日報・物件コメント・追客メール・巡回報告はスマホの標準機能と指示文で整えられる。
• 数字は単位まで区切り、物件名や氏名は記号に置き換えると、誤変換と個人情報の入力をどちらも減らせる。
• 会話を起こす件数が増えたら、記録をどこへ戻すかでツールの4類型を選ぶ。導入しない4ケースに当てはまる間は標準機能のまま固める。
• 録音の了承、生成AIに入力する範囲、原文の保存期間はツールを入れる前に決める。
• 重要事項説明の代わりにしないこと、広告表現を下書きのまま公開しないことも導入時に共有する。

まずは次の案内1件を、停車後に話して報告にするところから試してみてください。

【本記事のご利用にあたって】

AIが作成した文章を業務で使用する際は、宅地建物取引業法や景品表示法、不動産の表示に関する公正競争規約、個人情報保護法に抵触する表現・運用がないか、宅地建物取引士など有資格者による最終確認をお願いいたします。録音はお客さまに目的を伝えて了承を得てから行い、氏名や連絡先は記号に置き換え、学習に使われない設定でご利用ください。重要事項説明は宅地建物取引士が書面を交付して説明する法定手続きであり、録音・文字起こし・要約はその代わりになりません。音声から作った広告表現は、表示の基準を理解した担当者が確認してから公開してください。AIの機能・料金や各ツールの仕様は変更されることがあるため、公開前に公式サイトで最新情報をご確認ください。本記事はAI活用の実務的な解説を目的とし、法的アドバイスを提供するものではありません。

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この記事を書いた人

藤田 遼（株式会社WIG 代表／宅地建物取引士）
不動産業界での実務経験をもとに、現場でそのまま使える生成AIの活用法を研究・発信。「今日からコピペで使える」を合言葉に、不動産特化のAIノウハウを届けています。