「あの人しか知らない」やり方が、辞めた瞬間に消える——不動産会社の属人化は、教育コストにも品質にも効いてきます。とはいえ、ベテランの頭の中を一からマニュアルに起こすのは腰が重い作業です。本記事では、口述メモや断片メモを渡すだけで、手順化されたマニュアルとFAQ、wiki用の整理までAIに下書きさせる方法を紹介します。専用ツールの契約は不要で、ChatGPT・Claudeに配布プロンプトを貼るだけ。ただし重要事項説明や契約など、法令・資格が関わる手順は、有資格者・責任者の確認を前提に——という設計です。
社内の知識を残したい・新人教育を軽くしたい方向けです。AIが出すのはマニュアルの下書きで、公開前に必ず担当者・責任者が確認してください。重要事項説明・契約・広告表示など法令や資格が関わる手順は、有資格者の確認を前提にします。顧客名・物件の地番など個人や物件が特定できる情報は入力せず、手順・型として一般化して扱います。
社内ナレッジでAIが得意なのは、断片的な口述メモを「手順化されたマニュアル」に整える下ごしらえです。何を残すか・どのルールを正とするかの判断は人が持ちますが、ゼロから文章に起こす手間は、AIで軽くできます。追加ツールの契約や登録は不要で、ChatGPT・Claudeの無料プランにコピペするだけ・数分で試せます。
ChatGPT・Claude にそのまま貼れる配布プロンプトです。すぐ試したい方は、下のリンクから「プロンプトを使う」へ。
社内ナレッジには2つの側面があります。①検索・権限・更新通知などを備えた社内wiki・ナレッジ共有ツール（DocBase等のSaaS）と、②頭の中や断片メモを"載せられる記事"に整える文書化プロンプト（本記事）。貯めて共有する土台はツール、属人知識を文章に起こす下ごしらえがAIの得意分野——という住み分けです。どのツールを選ぶかは別軸なので、すでに共有の土台（共有フォルダやwiki）があるなら、まずは本記事の下ごしらえから始めれば十分です。
ナレッジ整備でいちばん難しいのは「続けること」です。完璧に書こうとして腰が重くなり、結局ベテランの頭の中に残る——という悪循環が起きがちです。物件調査の手順、内見の段取り、追客の型、クレームの一次対応……と、暗黙知は幅広く、一からきれいな文章にするのは負担が大きい。まずは、口述メモを手順化して、たたき台にするところから始めます。
| 負担になりやすいこと | AIに任せられる下ごしらえ |
|---|---|
| 頭の中のやり方を文章に起こす | 口述メモを手順化されたマニュアルに |
| 新人が迷う点をQ&Aにする | よくある質問（FAQ）を下書き |
| wikiで見つけやすく整理する | カテゴリ・タグ・関連ページ案を提示 |
| 抜け漏れに気づく | 足りない情報・要確認点を質問の形で洗い出し |
使い方はシンプル。ベテランのやり方の口述メモや断片メモを渡すだけです。箇条書きでも構いません。マニュアル化も、FAQ化も、wiki整理も、この一枚でまとめて扱います。
ベテランに5分ヒアリングした内容や、手順の断片メモを用意します。「なぜそうするか」の一言があると、手順の意図まで残せます。
集めたメモを、配布プロンプトと一緒に貼って送信します（プロンプトは下の手順3からダウンロードできます）。マニュアル・FAQ・wiki整理・要確認点が出ます。
手順やルールが自社の実態と合っているかを確認し、法令・資格が関わる箇所は有資格者・責任者がチェックしたうえで、社内wikiやマニュアルに反映します。
| AIが出せるもの | 使いどころ |
|---|---|
| 手順化されたマニュアル記事 | 暗黙知を「読めば分かる」形に |
| よくある質問（FAQ） | 新人が迷う点を先回りで解消 |
| カテゴリ・タグ・関連ページ案 | wikiで見つけやすく整理 |
| 要確認・抜けている点 | 手順の穴・ルールとの不整合を洗い出し |
上の手順で使うプロンプトがこちらです。ダウンロードして、元になる口述メモと一緒に貼り付けてください。特別なアプリや設定は不要です。
# 不動産会社「属人ナレッジ → 社内マニュアル/FAQ」AIプロンプト（手順化／FAQ化／wiki整理） # 使い方：下の【元になる情報】に、ベテランのやり方の口述メモや断片メモを貼り付けて、この全文を ChatGPT または Claude に送ってください。 # 顧客名・物件の地番など個人や物件が特定できる情報は入れず、手順・型として書いてください。 あなたは不動産会社の社内ナレッジ整備を補助するアシスタントです。 下の【元になる情報】を、社内wiki・マニュアルに載せられる形に整理してください。 書かれていない手順やルールを創作しないでください。抜けていそうな点は「要確認」として質問の形で残してください。 ■ 出力してほしい内容 1.【マニュアル記事（手順化）】タイトル案／対象者／このページで分かること。手順を番号つきで「つまずきやすい点」つきに。 2.【FAQ（よくある質問）】新人が迷いやすい点を3〜5個。 3.【wiki整理】カテゴリ案／タグ案／関連マニュアルの見出し案。 …（以下、要確認・抜けている点／守ってほしいルール〈法令が関わる手順は有資格者確認〉・記入欄がつづきます）
テキストファイル（.txt）。ChatGPT・Claude どちらでも使えます。
頼み方の例： このベテランの口述メモを、新人向けの社内マニュアルに整理して。手順を番号つきで「つまずきやすい点」つきに、よくある質問も3つ、wiki用のカテゴリ・タグ案も。書いていない手順は創作せず、抜けている所は質問の形で残して。法令が関わる手順は有資格者確認を前提に。
出力サンプル（架空の例）： 【マニュアル記事】タイトル：内見前日の準備チェック／対象：新人営業／分かること：内見をスムーズに進める前日準備
1. 鍵の手配（管理会社の受付時間に注意＝当日朝は間に合わないことがある）
2. 駐車場の確認（近隣コインパーキングも2つ把握＝満車リスク回避）
3. 競合物件を2〜3件下見（お客様の比較質問に即答するため）
4. 当日の動線を決める（悪い点は先に自分から伝える＝信頼につながる）
【FAQ】Q. 鍵が当日しか受け取れない時は？→A. 管理会社に前日受け取り可否を確認。不可なら集合時間を後ろ倒し…
【wiki整理】カテゴリ：営業マニュアル＞内見／タグ：内見, 準備, 新人／関連：「内見当日の流れ」「物件比較の伝え方」
【要確認】鍵の受け渡しルールは管理会社ごとに違うため、自社の取引先別に追記が必要（担当に確認）。
▼このマニュアルは下書きです。公開前に担当者・責任者が内容を確認してください。
A. ベテランに5分ヒアリングした口述メモや、手順の箇条書きで十分です。「なぜそうするか」を一言添えると、手順の意図まで残せます。まずは1業務ぶんから試すのがおすすめです。
A. 使えます。出てきたマニュアルは、既存の共有フォルダやドキュメントに貼るだけでも活用できます。ナレッジ共有ツール（社内wiki）があれば、AIが出すカテゴリ・タグ案をそのまま整理に使えます。
A. いいえ。自社の実態・最新ルールと合っているか、担当者が確認してください。特に重要事項説明・契約・広告表示など法令が関わる手順は、有資格者・責任者のチェックが必須です。
A. 無料で使えます。ChatGPT・Claude の無料プランにこのプロンプトを貼るだけで、専用ツールの導入・登録は不要です。個人情報・物件情報は入れず、手順として一般化して使ってください。
A. 物件調査・内見の段取り・追客の型・クレームの一次対応・書類の準備など、手順がある業務全般に向きます。逆に、価格や契約条件の最終判断など「人が決める」業務は、マニュアル化の対象外として切り分けてください。
社内ナレッジの整備をAIで軽くしたい方へ マニュアル化から新人教育・社内定着まで、コンプラに配慮したAI活用の設計・導入・社内定着を支援しています。まずは無料のAI成熟度診断、または個別相談からお気軽にどうぞ。
藤田 遼（株式会社WIG 代表／宅地建物取引士）
不動産業界での実務経験をもとに、現場でそのまま使える生成AIの活用法を研究・発信。「今日からコピペで使える」を合言葉に、不動産特化のAIノウハウを届けています。